3 tipp, hogy végezz a teendőiddel – káoszban is!

A mai felgyorsult világban mindenki siet mindenhova, arról már nem is beszélve, hogy teendők tömkelegével vagyunk elárasztva, a munkahelyi, iskolai, és az otthoni feladatokkal egyaránt.

Nehéz megtalálni az arany középutat a kikapcsolódás és a munka között, hiszen sokszor csak azon jár az agyunk, hogy mennyi mindent kellene csinálnunk az adott pillanatban, és „azt sem tudjuk, hogy kezdjünk neki” címszó alatt inkább csak tovább halogatjuk a teendőinket.

Azonban van kiút a végeláthatatlan tennivalók rabságából, ha a probléma megoldására összpontosítunk.

3

1. Rögzítés

Hasznos lépés ha egy megoldandó feladatot kapunk, hogy akkor azonnal lejegyzetelünk mindent, ami ahhoz kell, hogy időben és jól elvégezzük. Tehát a határidőt, a kritériumokat, néhány ötletet hozzá, ami akkor eszünkbe jut, illetve, hogy körülbelül mennyi időt fog igénybe venni a feladat. Ha mindent leírunk, esély sincs arra, hogy feledékenységből adódóan elmulasszunk eleget tenni egy fontos kötelezettségünknek.

2. Tervezés

A feljegyzett feladatokat rendszerezni is kell, illetve megtervezni, hogy mikor melyiket hajtjuk végre. Erre a célra tökéletes egy határidőnapló, egy üres füzet, vagy egy régi, kihasználatlanságból a szekrény mélyén lapuló üres napló. A teendőinket akár egy A4-es lapra nyomtatott havi naptárban is feljegyezhetjük, melyhez rengeteg ingyenesen letölthető sablon található az interneten. Osszuk el a feladatokat – azonban maradjunk a realitás talaján és vegyük figyelembe, hogy mennyi mindent bírunk adott idő alatt megoldani.

1

3. Végrehajtás

A tervezésnek és a cselekvésnek összhangban kell lennie. Mit sem ér a tökéletes precizitással megtervezett beosztás, hogyha azt nem hajtjuk végre. Tehát az egész lényege, hogy amikorra meghatároztuk, hogy akkor nekiállunk végrehajtani a feladatot, például megírni egy beadandót, megcsinálni egy céges kimutatást, vagy csak bevásárolni, akkor tegyük is meg, és ne csak halogassuk azt a következő napra. Jól tudjuk, a ma a tegnap holnapja.

Képek forrása: pinterest.com, hraffiliates.com

Reklámok

A produktivitás ellenségei: 6 rossz szokás, amitől szabadulj meg!

Legyünk őszinték: mindannyiunkra ráférne egy kis extra produktivitás. Ám bármi legyen is a feladatunk, könnyű egy-egy rossz szokás csábításába esni és halogatni. Íme, a produktivitás gyilkosai, amikkel mindenképp hagyj fel!

A telefonod csekkolása

Egy, a táskád felől jövő rezgés elég, hogy megzavarja a koncentrációd – ha pedig elolvasod azt az e-mailt vagy válaszolsz a Facebook üzenetre, adja magát, hogy gyorsan az Instát is végiggörgesd vagy kinézz egy receptet vacsorára a Pinteresten. Mire észbe kapsz, eltelt fél óra! Ha hatékonyan akarod végezni a feladatot, az okostelefont némítsd le vagy állítsd repülőgépes üzemmódba, és tedd a táskádba, hogy szem előtt se legyen!

4

Ragaszkodni a komfort zónádhoz

Most nem csak a mentális értelemben vett komfort zónára gondolunk, hanem – hogy úgy mondjam – a földrajzira. Az otthonod igazi táptalaja a halogatásnak, hiszen bármerre nézel, találsz valamit, ami elvonja a figyelmedet. Ahhoz, hogy érdemi munkát végezz, megfelelő hozzáállás és környezet kell. Fogd a laptopod és irány a könyvtár vagy akár egy kávézó – sokkal gyorsabban dolgozol majd, mintha a kanapén ülve tennéd.

5

Rejtett halogatás

A hatékonyság nemezise, mégis olyan könnyű a csapdájába esni! Kinek ne lenne ismerős az az érzés, amikor egy nagy munkának annyira nem akar nekiállni, hogy helyette kitakarítja az egész házat, újrarendszerezi a gardróbját és megfőz előre egy hétre? Ezzel a jelenséggel az a legnagyobb gond, hogy tényleg sikeresnek és produktívnak érzed magad – hiszen annyi mindent csináltál! -, csak éppen a legfontosabb feladattal nem haladsz semennyit.

6

Rendszertelen étkezés

Csak hogy egy klisével éljek: nem várnád el egy Porschétől, hogy üzemanyag nélkül fusson, ugye? A rendszeres, egészséges étkezés alapfeltétele annak, hogy képes legyél koncentrálni és elvégezni a feladataidat. Sokan hajlamosak időhiányban kihagyni a reggelit, ennél rosszabbat azonban aligha tehetnél: a reggeli által biztosított energia nélkül egész nap erőtlennek érzed majd magad.

7

Mozgáshiány

A sport köztudottan növeli a produktivitást. Éberebb, figyelmesebb, frissebb leszel tőle, kész a kihívásokra – ráadásul feldobja a hangulatod és csökkenti a stresszt. Úgyhogy ne hagyd veszni azt a kondibérletet, mozgásra fel!

8

A tökéletességre való törekvés

Ugyan mindenki tudja, hogy a tökéletes nem létezik, mégis erre törekszünk a munkánk során. Bár a részletekre való odafigyelés fontos, de figyelj, hogy ez ne menjen át szőrszálhasogatásba – hiszen azzal csak azt éred el, hogy sose végezz a feladatoddal.

4

A képek forrása: Pinterest

Így legyél produktívabb 2017-ben!

Minden irodában, minden társaságban van olyan ember, aki hatékonyabb a többieknél: időben végez a munkával, sosem felejti a mosógépben a tiszta ruhát, lakásfelújításba kezd (és be is fejezi!), sőt, még a konditerembe is van ideje lemenni…

Utáljuk őket miközben titokban olyanok akarunk lenni, mint ők – de hogyan? Új év, új szokások: az alábbi tanácsok segítségével bárkiből szuperhatékony ember válhat – akár már januárban.

Rangsorold a teendőidet!

Az, hogy egy feladat izgalmas-e, teljesen lényegtelen. A tennivalóid listáján az kerüljön előre, amelyik a legfontosabb, és amelyiket leghamarabb kell befejezned. Tegyük fel, délután négykor kell leadnod valamit. A reggelt ne régi e-mailek szelektálásával vagy az asztalod rendbetételével töltsd, még akkor sem, ha jó lenne kiüríteni az e-mail fiókod (és az asztalodét is), és adott esetben ez kellemesebb teendő, mint a kemény munka. Gondold végig, mi az, amit feltétlenül szükséges megcsinálnod, és ne állj neki másnak, amíg az nincs kész!

601d12e3ff221a86cd803f4d192fb45f

Ennek az ellentéte – ha hasznos, ámde nem sürgős feladatokba fogsz, csak hogy elkerüld az egyre fenyegetőbb határidejű teendődet – a halogatás, ami rövid idő alatt stresszhez és eredménytelenséghez vezet. Jobb lenne ezt elkerülni az új évben!

Célok – időbeosztással

A cél időbeosztás nélkül olyan, mint egy recept hozzávalók nélkül. Kitűztél magad elé egy célt 2017-re? Helyes! De ne állj itt meg, hanem bontsd az eléréséhez vezető utat lépésekre, a lépésekhez pedig rendelj egy időkorlátot, ameddig teljesíted őket. Enélkül a célod csak egy álom marad, amihez ráadásul semmi motivációd sem lesz, hiszen egyszerre (gondosan kitervelt lépések nélkül) megvalósíthatatlannak tűnik. Az időbeosztással sokkal kevésbé érzed majd magad túlterhelve, így úgy tudod teljesíteni a részfeladatokat, hogy a végső cél lebeg a szemed előtt.

2

Ismerd a határaidat és ragaszkodj hozzájuk

Ha a két végén gyújtod meg a gyertyát, az kiégéshez vezet, ami a produktivitás szöges ellentéte. A hatékonyság alaptétele, hogy néha (ha nem mindig) a dolgoknak csak késznek kell lenniük, nem pedig tökéletesnek. Engedd el a perfekcionizmust, hacsak nem akarsz hat óra megfeszített munka után ráébredni, hogy egy nem is olyan jelentőségteljes feladat miatt kihagytad a vacsorát, a fürdést és a fél éjszakai alvást is.

3

Ehhez hasonló ördögi körök helyett inkább nézz az órára, majd jelentsd ki: “Ennek kész kell lennie délután ötre.” Ezután pedig dolgozz gyorsan és keményen, hogy befejezd, még akkor is, ha nem életed legjobb munkáját adod majd ki a kezedből! A megszabott határokhoz pedig ragaszkodj – ne menjen a munka a magánéleted és az egészséged rovására.

Te irányítsd a technológiát, és ne fordítva

Nincs annál kontraproduktívabb, mint a technológia csapdájába esni. Ha egyszer a kezedbe veszed az okostelefonod, mindig lesz valami új és izgalmas tartalom, amit egyszerűen muszáj megnézned – hogy a közösségi médiáról ne is beszéljünk! Igen, te csak az Instagramot nézed meg és csak a Twitter feededet és csak a Facebookot… de ez pont elég, hogy a limitált idődből elpazarolj egy (két, három…) órát. Szabj meg egy korlátot, amíg megnézed az e-mailjeid, majd tedd félre a telefonod és laptopod, és állj neki a teendőidnek!

4

Az átlagosnál is hajlamosabb vagy rá, hogy eltereld a saját figyelmedet az internet böngészésével? Neked találták ki a Cold Turkey nevezetű ingyenes applikációt, ami blokkolja a számítógépeden az általad beállított hatékonyságölő oldalakat!

Tarts szünetet!

Ha kell, kényszerítsd magad egy ötperces szünetre körülbelül kilencven percenként. Állj fel, nyújtózkodj, igyál egy pohár vizet vagy töltsd újra a kávésbögréd… Néhány perc épp elég arra, hogy egy kicsit pihenjen az agyad és újult erővel ülhess vissza a dolgozóasztalhoz. Így sokkal hatékonyabban tudsz dolgozni, mintha órákon át görnyednél valami fölött. Persze arra is ügyelj, hogy ne csábulj el – a szüneteidet fogd rövidre, és ne ess az előző pontban említett csapdába!

5

Felejtsd el a multitaskingot

Még akkor is, ha a rangsorolt teendőid listáján holtversenyben első az összes feladat, egyszerre mindig csak egy dologra koncentrálj! Gyorsabban és jobban tudod végezni a dolgod, ha a figyelmed nem ugrándozik két-három tevékenység között. Ráadásul ha egyvalamit százszázalékosan befejezel, annak a sikere motivál, hogy a következő tennivalóddal is megbirkózz. Ellenkező esetben – mármint, ha mindenbe egyszerre fogsz bele – semmi nem fog elkészülni, kifutsz az időből, nagyobb eséllyel követsz el hibákat vagy felejtesz el valamit, ráadásul a sikerélmény is elmarad.

6

Az alvás szent és sérthetetlen

Az alváshiány a hatékonyság garantált buktatója. Egy kevesebb mint hét óra alvást követő napon (arról ne is beszéljünk, ha huzamosabb ideig nem alszol rendesen) lassabb, kevésbé fókuszált és kevésbé motivált vagy. Az emberek hajlamosak alulértékelni, mennyire káros, ha nem pihenik ki magukat, és túlbecsülni a saját teljesítményüket – pedig az alváshiány okozta csökkent agyi aktivitást számos tanulmány kimutatta már.

7

A produktív emberek tudják, hogy az éjszakai minimum hét óra alvás nem luxus, nem is opció hanem egyszerűen szükséglet az optimális munkavégzéshez (és élethez egyaránt). Rendezd úgy az életed, hogy mindig időben ágyba kerülj és konzisztensen ugyanakkor kelj, hogy a tested és elméd kihozhassa magából a maximumot!

 

Forrás: Sólyom Eszter / Fashionfave 

A képek forrása a Google.